在節奏急速的香港，時間就是金錢，工作十分講求效率，一邊坐車，一邊回覆e-mail，爭分奪秒。「唔使急，但最緊要快」，可能大家在職場上都經常聽到，又會跟其他同事說過。
每天回到辦公室，打開電郵，就發現很多工作，限期很近，擔心時間不夠用。每天都這樣頻頻撲撲，更甚者有些人更會忙了一整天、一整個星期、一整個月，但都不知道忙了些甚麼。
因此，「時間管理大師」今天就想分享給大家知道，有效的時間管理方法，提升大家的工作效率，有助你減少甚至避免OT，或者不需要再擔心趕不及限期的問題。
什麼是時間管理？
時間管理在這裡又應稱為工作管理，就是如何有效分配你的時間，提升你的工作效率，從而令你可以在有限時間完成最多的工作，而且具質素。這樣的好處是可以令你工作時工作，休息時休息，同時可避免令自己精神繃緊。
時間管理的重要性？
有效的時間管理，可以令你一天好像比別人多數個小時一樣，完成更多的工作。
同時，也可以令你減少壓力，不需太擔心何時才能完成該項工作，能不能趕及時限等壓力。不知道你有沒有發現，特別工作很多、限期逼近時，你會焦慮、緊張，然後不斷想著該如何解決，但反而其實更浪費你的工作時間，變相令你的時間更不足。
再者，就是可以解決拖延症問題，安排好每日需要完成的任務，而且必須令自己完成，避免自己偷懶，就不需再做Deadline Fighter，不會把過多的工作堆積在同一日完成。因此，有效的時間管理方法，就可以助你在同一時間內完成更多工作，又可以減少你的壓力，更可以解決你的拖延症問題。
下文就會分享7個時間管理技巧，輕鬆學會，你也可以成為「時間管理大師」。
時間管理技巧1：按重要性/逼切性填寫待辦清理 (To-Do-List)
不知道大家會不會寫待辦工作清單(To-Do-List)？首先，如果大家想起那一個工作就做那一個工作，看到電郵說需要做那一項就去做那一項，你永遠都不知道自己需要完成的工作有多少，還有多少時間，多少工作未完成，更甚就是那些忙了一整天但不知道自己忙了甚麼。因此，需要有寫待辦工作清單(To-Do-List)的習慣。
但即使你有寫待辦工作清單(To-Do-List)的習慣，又是不是隨心想到甚麼工作就寫下去呢？
這裡就給你分享一下，一個較有效率的做法。先寫下需要完成的工作，再按重要程度/緊急程度排序，最後劃分時間，比較建議只劃分上午和下午。
例子如下：
小明有A、B、C、D四項工作—工作A需要中午前提交但不太複雜，工作B則是每日日常工作，工作C比較輕鬆、工作D就是最重要和用時較長、不可出錯。
那麼小明的待辦工作清單(To-Do-List)應該如此安排：
上午：
1. 工作A
2. 工作D
下午：
3. 工作B
4. 工作C
因為一般上午的能量較高、較集中、較有效率。先完成工作A不單因為中午前要提交，而且工作不太複雜，較快完成，當你看見自己的工作有進度，自然更有動力完成餘下的工作。
之後完成工作D，就趁著自己的工作能量仍然處於較高水平，就處理最重要的工作，提升效率及避免出錯。
到下午，飯後通常會較睏倦，就先處理工作B，就是日常工作，一來確保當天一定有足夠時間完成，然而就是因為每天都重覆，不會這麼容易出錯。
最後，就處理工作C，因為能量所剩無幾，就處理最輕鬆的工作，而且不會有太大壓力，確保自己放工後可以放鬆。同時，工作C是最輕鬆的工作，真的萬一因為前面的工作用時比預期長，趕不急完成工作C，影響也不至於太大。
以上就是填寫待辦清理 (To-Do-List)的方法，也是時間管理技巧最重要的一個。
時間管理技巧1.1：把工作限期記低，盡量提早安排工作
上面提及了如何每天填寫待辦清理 (To-Do-List)，當中提及需要寫下當天要完成的工作，但掛一漏萬，最好的方法就是當收到一個工作，就先把限期記下。
例如：今天收到一項工作，需要2星期後提交，可能暫時有其他更逼切的工作，就先把這個工作的Deadline記下，待有空間的日子才處理。既可以避免忘記工作，也可以不用急於處理。這個小小的技巧，可以助你妥善安排工作。
那麼要如何記低將要完成的工作，寫在Memo紙又怕吹掉，所以最好就是寫在月曆上。
因此，你就需要一個座檯月曆，把你將來的工作寫在座檯月曆上面，隨時查看，提醒自己，就可以避免忘記。
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時間管理技巧2：訂定小休時間
不知道大家有沒有試過一直集中工作，但到某一個位腦部突然停止運作，想不到任何東西。原因是過度用腦。就如跑步一樣，跑到一定距離，都需要休息一下，補充水份，才可繼續跑。工作也是一樣，需要給自己小休，放鬆一下，腦部才有能量繼續運作。
所以建議就是，每完成一項工作，就給自己一個小休時間 (5-10分鐘)，去一下廁所，起身伸展一下，讓自己放鬆一下，再繼續工作。
這樣，比起你一直埋頭苦幹，效率會更高。
時間管理技巧3：不要一回到公司就查看電子郵件或信息
正如上面所講，一回到公司，趁著能量最高的時間，先寫好待辦清理 (To-Do-List)，而避免一坐下就檢查電子郵件或信息。原因是，當你在一開始，精神最集中的時間就檢查電子郵件或信息，就會被其他人的要求牽著走，大腦就會進入「被動反應模式」，不斷思考如何回應，就會打亂你工作的節奏，也會減慢你的工作效率。
時間管理技巧4：先了解、制定好處理事情方法，再執行
不知道你會不會有一個習慣，一開始就埋頭苦幹，見步行步，見到那一步就做那一步，直至完成整個工作，但過程中，就可能出現倒轉了次序從而需要重覆步驟等問題。因此，在開始一項工作前，先制定策略，知道有多少個步驟，如何完成，然後跟住策略進行，這可以加快你的工作效率，不需要每完成一個步驟，再去想下一個步驟要如何完成。
這個也是時間管理技巧中一個重要的技巧，用了這個方法後，你會發現你的工作順暢了不少。
時間管理技巧5：善用通訊軟件的狀態及關閉通知
大家都會使用不同的通訊軟件進行內部或外部溝通，但大家可能也試過，當你努力進行一個工作時，同事就會透過通訊軟件找你，需要你幫忙處理其他東西。
更多時候那些工作都不是最逼切，但當你停下來閱讀信息，來回溝通，再回到你本身的工作時，又要浪費時間思考自己做到那一步，下一步應該如何。然而，當你到需要處理同事要求的工作時，因為當下沒有仔細思考，結果又要重新花時間溝通，一來一回，就浪費了很多時間。
因此，現在不少工作用的溝通軟件，例如：Teams、Slack、Spark等，都可以調教狀態。大家不妨善用，當你集中處理某項工作時，就把狀態設為忙碌，待完成工作後再回來檢查信息，這個技巧就可以助你集中處理工作，提升工作效率。
時間管理技巧6：不要經常留意時間
不知道大家會不會因為Deadline臨近，所以每隔一會，就會看一看時間，從而告訴自己剩餘多少時間。這樣的習慣也很影響工作效率，不知道你有沒有發現，當你不停留意時間，就會告訴自己時間不足，需要加快，但同時，就會變得緊張、焦慮、手忙腳亂，反而工作效率更慢，也更容易出錯。
因此，不要經常留意時間，也是一個看似微不足道，但又有用的時間管理技巧。當你處於集中的工作狀態，工作效率自然能夠提升，比起你一直焦慮，提醒自己要加快，反而更有效。
時間管理技巧7：提交文件前先仔細檢查，避免需要事後修改，重覆同一項工作
最後一個時間管理技巧，就是仔細檢查，避免錯漏，避免重覆處理同一項工作，影響工作節奏。特別一些講求速度、效率的工作，很多人會選擇趕時間，用最短的時間內完成，有錯漏就之後再作打算。這樣其實很影響你的工作效率，也影響上司對你工作表現的評價。
因此，我建議的一個時間管理技巧，看似人人都知道，但又未必會做，就是提交前仔細檢查工作，避免重覆處理。
總結
以上就是一些實用的時間管理技巧，希望可以助你有效規劃你的工作，提升你的工作效率。有了這些方法，你會發現你的8小時比以前更加長，更多時間完成更多工作。這樣，升職加薪的機會也提高！
